Europcars udbytte af ekstern facilitator til strategidag

Det var med ønsket om at blive udfordret og få nye perspektiver, at HR Manageren og landechefen hos Europcar valgte at få en ekstern konsulent til at facilitere en vigtig strategidag i deres Country Leadership Group med deltagere fra flere lande.

 ”Der var flere årsager til, at vi gerne ville have vores strategidag faciliteret af en udefrakommende. For det første kan en ekstern være med til at skabe fremdrift i dialogen. Der kommer ganske enkelt nogle andre vinkler frem. Anne var uvildig og havde ikke noget i klemme. Det betød, at hun kunne stille præcis de spørgsmål, som hun mente var relevante. Og hun kunne pointere de ting, som hun spottede – uden hensyn til historik eller hierarki. Hun forholdt sig simpelthen til det, der konkret blev sagt. Og hun havde ikke en skjult agenda, men var kun interesseret i, at vi skulle nå frem til et godt resultat med vores strategidag”, fortæller Christoffer Roland Olsen, der er HR Manager hos Europcar.

”Vi var bevidste om, at vi havde behov for én, der kunne sparke lidt til os i forhold til, hvordan vi kom et skridt videre i vores direktion. Vi er gode til at snakke – og egentlig også til at handle – men vi skal have bundet sløjfer på tingene. Og dét, at vi havde Anne til at facilitere dagen betød, at vi gik derfra med en plan for fremtiden.”

Udfordring af det etablerede verdensbillede

”Vi havde et klart fokus ved at inddrage Anne. Nemlig at hun skulle udfordre os på vores verdensbillede. Vi ser verden på en bestemt måde og tænker, at vores måde at gøre tingene på er normal eller måske endda optimal. Men Anne kommer rundt hos en masse forskellige ledergrupper, så hun kan komme med vinkler og spørgsmål, som vi ikke selv ville have kunnet spotte”, uddyber Christoffer Roland Olsen.

”Man ved jo ikke det, man ikke ved. Det verdensbillede, som man sidder med, kan virke snorlige. Men en udefrakommende, som ikke er syltet ind i netop vores ledergruppe, kan udfordre på det, som vi ser, hører og mærker. Det, synes jeg, er enormt værdifuldt.”

Fra planlægning til gennemførelse

Udformningen af Europcars strategidag skete i et tæt samarbejde mellem Europcars HR Manager, landechef og Anne Back.

 ”Indledningsvist havde vi nogle tanker om at skabe en mere sammentømret direktion, men vi var ikke superkonkrete i begyndelsen af vores dialog. Her var Anne god til at blive ved med at spørge ind til, hvilket udbytte, vi reelt ønskede af vores strategidag. Det tvang os til at tage stilling til, hvad vi ville have ud af dagen”, forklarer Christoffer Roland Olsen.

”I fællesskab drøftede vi, hvilke emner vi skulle omkring i dagens løb, og hvilke spørgsmål det var vigtigt at få stillet. Og vi blev enige om, hvilke termer vi skulle bruge, da hele dagen skulle foregå på engelsk. På den måde kørte vi et meget tæt parløb for at få lagt en køreplan for, hvad vi skulle igennem. Og så var det Annes opgave at lave et konkret program for dagen og føre os igennem fra start til slut.”

Tillid og åbenhed

Det var meldt ud i Country Leadership Group på forhånd, at der var en ekstern facilitator på strategidagen. Alligevel var Christoffer Roland Olsen spændt på, hvordan det ville blive at have en udefrakommende med i drøftelserne.

”Det er klart, at vi som mennesker godt kan blive en smule usikre, når der er et menneske, vi ikke kender, der stiller os nogle temmelig dybdegående spørgsmål. Men Anne formåede meget hurtigt at få skabt et tillidsfuldt rum, hvor alle havde mod på at bidrage og dele deres tanker. Jeg havde meget tidligt på dagen en oplevelse af, at her var skabt et fortroligt rum, hvor vi turde sige det, vi havde på hjerte.

Anne var god til at indtage sin rolle og få skabt den plads, hun havde brug for, så hun kunne guide os igennem de forskellige temaer. Og hun var meget åben om, hvad hendes rolle som facilitator var. På den måde kom vi som gruppe meget hurtigt til at anerkende Anne som tovholderen, og vores eneste opgave var at byde ind med vores perspektiver i de aktuelle drøftelser.

Anne har en meget behagelig måde at være på, og hun var god til på en fin måde at få alle med i dialogen, så dem der typisk er mere tilbageholdende, også kom til orde og gav deres besyv med. Det var enormt vigtigt for mig”, uddyber Christoffer Roland Olsen.

Merværdi i at få andre øjne på tingene

Det er næppe sidste gang, at Christoffer Roland Olsen trækker på en ekstern facilitator, når der skal drøftes vigtige emner.

”Nu var det en strategidag i vores tilfælde, men for mig at se kan en ekstern facilitator også bruges i etableringen af nye grupper eller til en genopfriskning af en gruppe, der ikke fungerer. Det skaber en kalibrering af, hvor man er henne som gruppe, og derfor tænker jeg, at det kan give god mening og skabe stor værdi i alle mulige sammenhænge.

Nogle af de øvelser, som vi var igennem, vil for eksempel kunne overføres til teams eller afdelinger på tværs i en virksomhed. For noget af det, som vi snakkede om, var vores forventninger til hinanden. Og hvordan vi kunne arbejde med vores værdier. Og hvem af os, der skulle gøre hvad og hvornår for at skabe den forandring, vi gerne ville skabe.

Vi var omkring emner som

• Kultur og værdier
• Forandringsledelse
• Forventninger til os i direktionen
• Forventninger til vores ledere i hele virksomheden
• Kommunikation
• Prioritering

De emner er jo relevante at drøfte i alle mulige konstellationer i en virksomhed. Dialogerne skaber en forståelse af, hvor man er henne. Og det burde de fleste virksomheder efter min mening jævnligt tage stilling til: Er det vi det rette sted?”, fortæller Christoffer Roland Olsen.

En konkret og realistisk plan og gensidig forståelse i Country Leadership Group

At nå fra drøftelser til en konkret plan var en vigtig del af formålet med Europcars strategidag.

”Hvis vi ikke havde haft Anne på som facilitator, var vi helt sikkert ikke kommet frem med den plan, som vi fik lavet. Og da slet ikke så konkret, som det blev. Anne udfordrede os også undervejs i forhold til, om planen var realistisk. Og det var virkelig vigtigt. For internt kan vi nemt blive enige om, hvad vi skal. Men Anne fik os til at gå i dybden med, om vi havde forstået hinanden rigtigt, og hvad vi konkret mente, når vi sagde, at vi skulle gøre x eller y anderledes fremover. Det var afgørende, at vi fik den ekstra dybde i dialogen, så vi fik sat nogle flere ord på tingene. Og vi fik plottet deadlines og navne på de forskellige initiativer”, siger Christoffer Roland Olsen.

Et godt råd til andre

Hvis Christoffer Roland skulle give et godt råd til andre, der overvejer at trække en ekstern facilitator ind, fremhæver han især forarbejdet:

”For os var forarbejdet helt afgørende for, at det blev en succesfuld dag. Den dialog, som vi indledningsvist havde med Anne, hvor hun granskede, hvilken udbytte, vi ville have af dagen, var essentielt. Man kan ikke bare trække en facilitator ind fra gaden uden at skulle tage en dialog først. Det kræver, at man gør sig nogle refleksioner og at man får afstemt forventningerne. Her var Anne god til at udfordre os på, hvad vi ville have ud af dagen, så vi reelt fik skabt værdi og ikke bare havde en hyggelig dag med snak. Så godt forarbejde er mit bedste råd”, afrunder Christoffer Roland Olsen.