Sådan holder I en god strategidag

Skal I holde strategidag? Så får I her en række af mine bedste erfaringer og gode råd.

Gennem årene har jeg faciliteret et væld af strategidage. Og selv om mine kunder er fra vidt forskellige brancher og kommer fra både små og mellemstore virksomheder, så er der alligevel en række fællestræk, når man skal skabe en god strategidag.

God forberedelse er (selvsagt) nøglen

Når jeg faciliterer strategidage, starter jeg altid med (i tæt samspil med virksomhedens direktør) at afklare, hvad formålet er med strategidagen. Hvad er det ønskede udbytte? Det kan eksempelvis være at udarbejde en vision, at få lavet en 3-årsstrategi, at udforme en lavpraktisk handleplan med strategiske indsatser – eller noget helt fjerde.

Ved at være knivskarp på det ønskede udbytte af strategidagen, kan jeg tilrettelægge en agenda, som sikrer, at vi får lige præcis det resultat ud af strategidagen, som virksomheden har brug for.

Sæt scenen for jeres strategidag

Et andet vigtigt trin er at rammesætte dagen grundigt. Det betyder, at bestyrelsen og ledergruppen (og eventuelle andre deltagere på strategidagen) i god tid forud for strategidagen skal modtage en række væsentlige informationer.

Det helt klassiske er, at man sender information ud om mødetid, mødested, deltagere samt en overordnet agenda og noget strategimateriale eller information om det forgangne år i virksomheden.

Men jeg mener, at der skal flere informationer ud på forhånd.

Deltagerne bør blandt andet vide

• Hvad er strategidagens formål? Hvad skal vi i fællesskab nå frem til?
• Hvad er rollefordelingen på dagen? Hvem skal bidrage med hvilket perspektiv/fokus?
• Hvad ønsker vi af bidrag fra dem? Idéer, erfaringer eller noget helt tredje?

At kende rammerne og formålet med dagen skaber tryghed og ro i maven hos dem, der skal deltage på strategidagen. Og det sikrer, at de kan bidrage med netop de kompetencer, som vi har brug for. Der er ingen grund til, at alle leger popcornhjerne og får vilde idéer, hvis virksomheden har brug for et år med konsolidering og stabil drift. Ligesom det ikke giver mening at man bidrager med sit store erfaringsgrundlag og branchekendskab, hvis vi tværtimod gerne vil være innovative, forsøge at tænke ud af boksen og lade os inspirere af andre brancher.

Ved at udstikke rammer og forventningsafstemme omkring roller på forhånd opnår vi en række fordele, når vi møder ind til vores strategidag. Vi har nemlig sikret, at alle pejler efter samme fyrtårn, og at vi på forhånd sidder i den samme båd. Og det er en stor fordel, når vi på kun én dag skal nå en række drøftelser og træffe beslutninger, som der er ejerskab og opbakning til.

Undgå dobbeltroller

Den gode strategidag skal styres med fast hånd. Der er lagt tid og energi i at udforme en agenda og en tidsplan, som er strategisk og velgennemtænkt. Og den plan skal gerne overholdes. Det er derfor min rolle som ekstern facilitator at sikre, at vi

• Holder fokus på dagens emner
• Overholder tidsplanen
• Får hørt alles input

Det er i sig selv mange kasketter at have på som facilitator. Derfor er det vigtigt, at I har en særskilt facilitator, som kun har til formål at facilitere. Med andre ord skal I som bestyrelse eller ledere gerne kunne fordybe jer i drøftelserne og beslutningsprocesserne og overlade ansvaret for agenda, tidsplan og udbytte til en dedikeret facilitator.

På samme måde vil jeg anbefale jer at have en referent, hvis eneste opgave er at skrive ned, hvad I drøfter, overvejer og beslutter. På samme måde som med facilitatoren, er det vigtigt at have en dedikeret person til at tage referat, så I udelukkende skal koncentrere jer om de vigtige dialoger, I er en del af.

Opfølgning og eksekvering

En strategi, der samler støv i skuffen, er en klassiker. Men den kan sagtens undgås. Tricket er, at I på forhånd aftaler, hvordan I vil sikre, at strategien bliver eksekveret.

Allerede på selve strategidagen skal I sørge for at tjekke, om de indgåede aftaler er realistiske. Kan I rent faktisk gennemføre det, som I har sat jer for? Har I ressourcerne til det? Tiden til det? Kompetencerne til det? Ellers må vi justere, så I står tilbage med en strategi og en handleplan, som reelt har gang på jord.

Efter strategidagen er det min klare anbefaling, at I mødes snarest muligt for i fællesskab at danne jer et fælles overblik over aftaler, ansvarsfordeling og deadlines for de tiltag, I har vedtaget. Derefter er nøglen til eksekvering af jeres strategi, at I med faste intervaller mødes og gør status, tilpasser og ser fremad.

Jeg har set igen og igen, hvordan dén model skaber resultater hos mine kunder. Det handler om at indtænke en møderække, som kan passe ind i jeres hverdag, og hvor I kan løfte blikket fra driften og sikre, at jeres strategiske tiltag støt og roligt bliver ført ud i livet. Det er topmotiverende!